Een poort opmeten duurt een kwartier. De offerte uitschrijven, de klant opvolgen, de leverancier mailen en de factuur maken nemen veel meer tijd in beslag. Wie poorten, rolluiken, deuren of sloten maakt en plaatst, besteedt veel tijd buiten de werf aan administratie.
Dat administratieve werk past goed bij wat AI vandaag kan. De AI leest mails, werkt notities uit en zet documenten klaar. Jij behoudt de controle.
Hieronder tien concrete toepassingen. Ze gelden voor bedrijven die poorten, deuren, rolluiken, rolpoorten of balustrades maken en plaatsen, met of zonder depannagedienst.
1. Elke mail wordt gelezen en gesorteerd
Offerteaanvragen, klachten, leveranciers en last-minute wijzigingen komen allemaal in dezelfde mailbox. Meerdere mensen lezen mee, niemand weet wat de ander al behandeld heeft, en een aanvraag blijft liggen.
Een AI-agent leest elke nieuwe mail in je gedeelde mailbox, bijlagen inbegrepen, en zet hem in de juiste map: offerteaanvraag, depannage, leverancier of administratie. Gaat het over een plaatsing van vandaag of morgen, dan krijgt de mail voorrang. De AI zet ook een antwoord klaar in jouw toon, met de vragen die nog ontbreken: foto's, afmetingen, toegang. Twijfelt hij, dan komt de mail bij "Na te kijken". Elke ochtend krijg je een kort overzicht.
2. Ter plaatse inspreken, de AI maakt de werkfiche
Bij een opmeting komen er heel wat details naar boven. Die durven wel eens verloren te gaan.
Je spreekt je notities in op je gsm, zoals een spraakbericht, en neemt je foto's. De AI zet alles om in je vaste werkfiche: afmetingen, materialen, praktische details. Elke foto hangt aan het juiste onderdeel. Ontbreekt er iets, dan vraagt de AI het nog voor je vertrekt: "Waar zit de dichtstbijzijnde stroomaansluiting?"
Je zegt: "Schuifpoort, opening van vier meter vijftig, gemetselde pilaar links, betonplaat, smalle toegang via een steegje, met motorisatie." Op de fiche staat elke maat en elke optie op de juiste plek.
3. De AI bereidt de offerte voor, jij keurt goed
Een offerte op maat bestaat uit gedetailleerde lijnen, lange omschrijvingen en prijzen die afhangen van de afmetingen. Offertes lijken op elkaar, maar toch begin je elke keer opnieuw.
Bij offertes automatiseren met AI leest de AI de werkfiche, de mails en de foto's. Hij zoekt in je oude offertes de werven die het meest lijken en neemt hun lijnen en omschrijvingen over. De hoeveelheden rekent hij uit met je eigen prijslijst, opties zoals motorisatie of poedercoating inbegrepen. Wat hij aangenomen heeft of wat nog ontbreekt, staat erbij. De offerte komt als concept in je offertesoftware. Jij past aan en verstuurt.
4. Offertes op het juiste moment opvolgen
Veel offertes blijven onbeantwoord. Zelden omdat de klant nee zegt, vaker omdat hij het vergeten is of nog geen tijd had.
Elke verstuurde offerte komt op een opvolglijst, met een herinnering na bijvoorbeeld 7 en 14 dagen. Op dat moment leest de AI de offerte en de eerdere mails, en schrijft hij een bericht dat daarop inspeelt, in plaats van een algemeen "ik wou even polsen". Jij verstuurt met één klik. Antwoordt de klant, dan sorteert de AI het antwoord (akkoord, vraag, onderhandeling of afgewezen, met de reden) en past hij de status aan.
Schreef de klant eerder "we moeten het nog met de syndicus bespreken"? Dan vraagt de opvolgmail of dat al gebeurd is, en biedt ze aan om de offerte toe te lichten op de volgende algemene vergadering.
5. Prijzen van leveranciers en onderaannemers vergelijken
Glas, poedercoating, motoren, beslag: voor één werf vraag je vaak bij meerdere partijen prijzen op. De goedkoopste verschilt per onderdeel, en elke partij werkt anders: via een website, per mail of via een portaal.
Je maakt de lijst met onderdelen op, of ze komt rechtstreeks uit de offerte. Per leverancier stel je één keer in hoe de prijs opgevraagd wordt. Bij een website opent een AI-agent die zelf in een browser en zoekt de prijs op, zoals jij dat zou doen. Bij een leverancier die per mail werkt, zet de AI de aanvraag klaar. Offertes die per mail terugkomen, leest hij in. Je krijgt één tabel met per onderdeel de prijs, de levertermijn en de voorwaarden. "Niet gevonden" en "wacht op antwoord" staan er ook in.
6. Elke depannage-aanvraag wordt een ticket
Een geblokkeerd slot, een rolluik dat niet meer zakt, een poort die niet sluit. Zonder opvolging verdwijnt zo'n melding in de mailbox, weet niemand wie ze oppakt, en belt de klant terug.
Herkent de AI een depannage in een mail, sms of ingesproken bericht, dan maakt hij een ticket aan: klant, adres, probleem, urgentie, foto's en een link naar het oorspronkelijke dossier. Ontbreekt er iets, dan vraagt de AI het aan de klant. De collega van wacht klikt op "Ik neem het op", en de klant krijgt een bevestiging met zijn ticketnummer. Wordt een dringend ticket niet op tijd opgepakt, dan volgt er een herinnering. Het is hetzelfde principe waarmee installateurs storingsmeldingen automatisch inplannen.
Om 20u40 komt er een sms binnen: de sleutel is afgebroken in het slot van een voordeur die je in maart plaatste. Er staat meteen een ticket klaar met hoge urgentie, het adres en de historiek uit het dossier van maart.
7. De AI doet de planning in je agenda
Opmeting, productie in het atelier, plaatsing: per klant heb je meerdere afspraken nodig. Een klant wil nog nadenken, een datum schuift op, en het dossier valt tussen twee stoelen.
De AI kijkt in de agenda van het team, houdt rekening met de duur van elke stap en de rijtijd, en stelt de klant twee of drie momenten voor. Antwoordt de klant "liever vrijdagnamiddag, of maandag voor tien uur", dan begrijpt de AI dat. De afspraak komt in de agenda, met een herinnering de dag ervoor. Dossiers die al enkele dagen geen volgende afspraak hebben, meldt hij aan de verantwoordelijke.
8. Facturen klaarzetten en betalingen opvolgen
De factuur vertrekt soms laat, omdat je eerst moet uitzoeken wat er gedaan is en wat er onderweg veranderde. En een betalingsherinnering sturen doet niemand graag.
Is een werf afgerond, dan verzamelt de AI de goedgekeurde offerte, de notities en de mails. Extra werk dat de klant onderweg vroeg, zoals twee extra tuinpoortjes, stelt hij voor als bijkomende lijn, met de bron erbij. De factuur komt als concept in je boekhoudsoftware. Daarna vergelijkt de AI elke dag de facturen met de betalingen, en zet hij een vriendelijke herinnering klaar als een betaling uitblijft. Antwoordt de klant "ik betaal vrijdag", dan wordt dat genoteerd en wachten de herinneringen tot dan.
9. Een vraag stellen, de AI vindt het dossier
Een klant belt over een poort die vier jaar geleden geplaatst is. Wat werd er geplaatst? Welke garantie loopt nog? Wie kwam er laatst langs? Het antwoord zit ergens in oude mails, offertes, papieren dossiers en het geheugen van wie er toen bij was.
De AI leest offertes, facturen, opleveringsverslagen, notities, foto's en mails, en koppelt ze aan klant en adres. Je stelt je vraag in gewone taal en krijgt een antwoord, met een link naar elk document waar het vandaan komt. Zo kan de AI ook een lijst maken van onderhoudsbeurten om voor te stellen en garanties die binnenkort aflopen.
10. Het opleveringsdossier samenstellen
Na de werken moeten het proces-verbaal van oplevering, de foto's, de handleidingen, de garanties en de eindfactuur bij de klant geraken. Ze zitten verspreid over gsm's, mailboxen en de server.
De ploeg stuurt foto's en notities door zoals altijd, en de AI koppelt ze aan de juiste werf. Hij controleert wat ontbreekt ("geen foto van de gesloten poort"), schrijft het werfverslag, vult het proces-verbaal vooraf in en bundelt alles in één pdf. Na jouw controle gaat het dossier naar de klant. Een kopie blijft bewaard, zodat je het bij een vraag over de naservice meteen terugvindt.
Waar begin je?
Niet met alle tien tegelijk. Begin klein: kies één toepassing die je elke dag voelt en waarvan je snel ziet wat ze oplevert. In deze sector is dat meestal het sorteren van de mails, de depannagetickets of de werkfiches.
Bij Tandem kijken we eerst hoe jullie vandaag werken, voor we iets automatiseren. De AI werkt in de tools die je al hebt, zoals je mailbox, je offertesoftware en je agenda, of in een tool op maat als dat beter past. De AI bereidt voor, en waar hij twijfelt, beslist een mens.
Wil je weten welke toepassing in jouw bedrijf het meeste tijd zou besparen? Een gesprek van een kwartier volstaat om dat in te schatten. Plan een vrijblijvend gesprek.
