Hoe zit het met jouw backups?

Backups zijn belangrijk, dat weet iedereen. Maar hoe staat het bij jouw bedrijf? Als we de vraag concreet maken (wanneer is de laatste keer dat jullie een backup ook écht hebben teruggezet en gecontroleerd?), wordt het meestal stil.

Niet uit slordigheid. Vaak is het: "onze hostingpartner doet dat", of "alles staat in OneDrive", of "er draait een tool die dat regelt". Dat klinkt geruststellend, maar het zijn aannames. En aannames over backups zijn het soort aannames waar je pas over struikelt op de slechtst denkbare dag.

Drie vragen die het verschil maken

Drie vragen die je vandaag aan jezelf en je team kunt stellen, vóór je naar tools of techniek kijkt:

1. Als jullie hoofdsysteem nu stuk gaat, hoe lang duurt het voor je terug aan het werk bent? Niet de marketing-belofte van je leverancier. De echte tijd: data terugzetten, accounts heropenen, controleren of alles klopt. Voor de meeste KMO's is dit antwoord "ik weet het niet", en dat is op zich al een signaal.

2. Hoeveel data ben je bereid kwijt te zijn? Een uur? Een dag? Een week? Voor een webshop is een uur al pijnlijk. Voor een interne planningstool is een dag vaak prima. Het antwoord bepaalt hoe vaak je backups moet maken.

3. Wanneer hebben jullie voor het laatst gecontroleerd dat een backup ook écht bruikbaar is? Niet "is er een backup gedraaid", maar: hebben jullie de inhoud effectief opgehaald en gecheckt. Zonder dat weet je in feite niet of het werkt.

Als twee van die drie antwoorden onduidelijk zijn, is er werk aan de winkel.

Wat we vaak fout zien gaan

OneDrive, Google Drive of Dropbox als "backup". Dat is geen backup, dat is synchronisatie. Iemand verwijdert per ongeluk een map, en binnen het uur is die verwijdering netjes overgenomen op alle "kopieën".

Backups die op dezelfde server staan als de data. Als die server stuk gaat, ben je beide kwijt. Een backup hoort op een andere locatie te staan, het liefst bij een andere leverancier.

Backups die nooit getest zijn. Een backup die je nooit hebt opgehaald, weet je niet of die werkt. Pas wanneer je er effectief aan trekt en kijkt of de inhoud klopt, weet je dat de bestanden compleet en leesbaar zijn.

Wat we wél doen bij Tandem

Geen overkill voor wie het niet nodig heeft. De basis voor onze klanten:

• Dagelijkse backups, op twee plaatsen bewaard. Eén kopie bij de provider waar de applicatie draait, een tweede bij een andere leverancier in Europa. Zo ben je niet afhankelijk van één partij.
• Alles versleuteld. De inhoud is niet leesbaar zonder de juiste sleutel. Ook niet voor de leverancier waar de backup staat.
• We controleren regelmatig of de backups werken. Concreet: we halen ze op en kijken of we ze kunnen ontsleutelen en openen. Want een backup waar je nooit aan getrokken hebt, weet je niet of die werkt.

Voor klanten waar uptime extra kritisch is, gaan we verder. Maar voor een doorsnee KMO is dit een redelijke basis. Alles op Europese infrastructuur, onder Europees recht. Zie ook onze post Hoe Europese cloud jouw bedrijf kan helpen.

Wat je vandaag al kunt doen

Twee dingen, zonder dat er iemand bij moet komen:

1. Vraag aan je hosting- of IT-partner: "Wanneer is de laatste keer dat we een backup hebben teruggezet, en hoe lang duurde dat?" Het antwoord vertelt je meer dan een lange technische uitleg.
2. Schrijf één pagina op: welke systemen zijn kritisch, hoe lang mogen ze offline zijn, hoeveel data mag je kwijt zijn. Eén pagina. Dat is het begin van een echte backup-strategie.

De rest is dan een gesprek waard.

Klaar om er even goed naar te kijken?

We doen geregeld een korte doorlichting van de backup-setup bij KMO's. Geen offerte met dertig pagina's, gewoon een eerlijke check: zit het goed, of niet, en wat moet eventueel beter. Plan een gesprek.